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국제학술대회
학술대회(국내, 국외) 진행시 학회 업무 전산화에 꼭 필요한 서비스
2024.10.07
학회 사무국 또는 PCO에서 학술대회(국내, 국외) 진행시 반드시 온라인으로 제공되어야 하는 기능들을 알아보겠습니다.
#학회업무 전산화
거의 모든 학회에서는 정기 또는 비정기적으로 학술대회 및 교육 행사(심포지엄, 연수강좌, 보수교육, 월례 집담회, 워크숍 등)를 진행합니다.
#학술행사
일부 학회는 오프라인으로만 행사 진행을 하는 경우도 있지만, 많은 학회들이 자체 홈페이지 및 행사 사이트를 보유하고 있으며,
행사 시스템도 도입하여 운영하고 있습니다.
학회 규모 및 내부 사정에 따라 온라인으로 진행할 수 있는 경우가 아니라면, 행사 시스템을 도입하는 것은 큰 장점이 있습니다.
#행사시스템 전산화
행사 시스템에 기본적으로 제공되는 서비스 종류와 장점은 다음과 같습니다
#행사 시스템 서비스 종류와 장점
1. 사전등록
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사용자
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등록 기간 동안 등록 및 취소가 자유롭습니다.
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온라인 결제(PG) 이용 가능합니다.
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행사 등록 시 회비 납부 처리가 가능합니다.
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단체 등록 기능으로 한 번에 여러 명 등록을 할 수 있습니다.
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영수증, 참석 확인증, 교육 이수증 확인하여 출력할 수 있습니다.
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등록 완료, 등록 변경, 결제 상태 변경 시 메일에서도 확인하게 됩니다.
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비회원 등록 및 확인이 가능합니다.
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사무국
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등록정보 수정 및 삭제, 관리자 직접 등록 가능합니다.
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등록 내역을 엑셀 다운로드를 할 수 있습니다.
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결제수단 및 결제일 확인, 결제 완료 및 취소 일괄 변경 처리를 할 수 있습니다.
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오프라인 증빙 서류 발급 업무가 감소합니다.
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홈페이지에서 개별 및 단체 메일 발송이 가능합니다.
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학회 홈페이지와 학술대회 사이트 일원화로 업무 효율성이 높아집니다.
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등록 통계를 확인하여, 보고 업무가 수월합니다.
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자동 메일 발송 기능으로 메일 업무가 감소합니다.(등록 완료, 등록 변경, 결제 상태 변경)
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비회원 등록건으로, 회원가입 정보를 확인하여 회원 등록으로 이관할 수 있어, 관리가 용이합니다.
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#사전등록
대한면역학회 사전등록 예시 화면
2. 초록접수(심사)
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사용자
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접수기간 동안 제출 및 수정(삭제)가 자유롭습니다.
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초록 발표 확인증 확인하여 출력할 수 있습니다.
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심사자에게는 심사 요청 메일이 발송됩니다.
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간편심사 기능을 이용하여, 심사를 진행할 수 있습니다.
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제출 완료, 초록 수정 시 메일에서도 확인하게 됩니다.
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비회원 접수 및 확인이 가능합니다.
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사무국
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접수내역 수정 및 삭제, 관리자 직접 접수 가능합니다.
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접수된 모든 초록의 첨부파일들을 압축 파일로 일괄 다운로드할 수 있습니다.
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접수된 모든 초록의 내용을 WORD 형태의, 압축 파일로 일괄 다운로드할 수 있습니다.
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접수내역을 엑셀 다운로드할 수 있습니다.
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초록 심사 배정 및 결과 처리를 할 수 있습니다.
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접수 통계를 확인하여, 보고 업무가 수월합니다.
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자동 메일 발송 기능으로 메일 업무가 감소합니다.(제출 완료, 초록 수정, 심사 요청)
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비회원 접수건으로, 회원가입 정보를 확인하여 회원 접수로 이관할 수 있어, 관리가 용이합니다.
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최종결과('게재가' 또는 '게재불가')에 따라, 접수자에게 통보 메일을 보낼 수 있습니다.
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사전등록 여부를 확인하여, 초록접수를 발을 수 있게도 가능합니다.
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#초록접수
대한면역학회 초록접수 예시 화면
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사용자
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행사별 또는 상시 후원 업체 신청을 할 수 있습니다.
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신청 완료 시 메일에서도 확인하게 됩니다.
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비회원 후원 업체 신청이 가능합니다.
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사무국
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후원 업체 등록 내역 확인 및 수정 삭제가 가능합니다.
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자동 메일 발송 기능으로 메일 업무가 감소합니다.(신청 완료)
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#후원업체
대한외상학회 후원업체 신청 예시 화면
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사용자
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사용자가 결제 완료 등록 건에 대해, 환불 요청을 할 수 있습니다.
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환불 요청 및 환불 처리 완료 시 메일에서도 확인하게 됩니다.
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사무국
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환불 요청된 목록만 따로 볼 수 있기 때문에,
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자동 메일 발송 기능으로 메일 업무가 감소합니다.(환불 완료)
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#환불관리
한국의학교육학회 환불 신청 예시 화면
5. 연동 서비스
* 학회 홈페이지와 행사 사이트가 개별 서비스일 때, 회원 정보 연동 (등급, 소속, 회비 납부) 기능
#연동서비스
아래는 메드소프트에서 제작한 한국정맥경장영양학회 홈페이지와 국제학술대회 사이트(KSPEN 2024) 회원 정보 연동 예시 화면 입니다.
학회 홈페이지 회원 회비 납부 여부 확인 - 할인 등록비 적용
학회 홈페이지 회원 회비 납부 여부 확인 - 일반 등록비 적용
학회 사무국 및 PCO에서는 위의 내용을 꼭 참고하셔서, 행사 시스템 도입을 하여, 학회 업무 효율성 및 인력 관리에 도움이 되시길 바랍니다.
다음 포스트에는 학회 홈페이지 운영에 필요한 기능별로 구체적으로 하나씩 소개하도록 하겠습니다.
메드소프트는 10년 이상의 풍부한 홈페이지 제작 경험을 가지고 있습니다.
메드소프트에서 제작되는 홈페이지에는 위에 소개된 서비스가 기본적으로 제공되고 있으며,
오랜 기간 동안의 노하우를 가지고, 지속으로 더 스마트한 서비스를 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다.